Chia sẻ màn hình trên Teams không chỉ là một kỹ năng hữu ích mà còn giúp tăng tính tương tác và hiệu suất trong các cuộc họp trực tuyến. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách thực hiện điều này thông qua vài thao tác cơ bản, giúp bạn mở rộng khả năng sử dụng ứng dụng Teams của mình.
Hướng dẫn chia sẻ màn hình trên Teams
Để chia sẻ màn hình trên Teams, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Khởi động ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản của bạn nếu được yêu cầu. Tiếp theo, tham gia vào cuộc họp của bạn.
Bước 2: Nhấp vào nút “Chia sẻ”, đó là nút có màu đỏ và nằm bên cạnh nút “Rời đi” ở phía trên thanh công cụ của ứng dụng Teams. Nếu muốn, bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + E thay vì phải nhấp vào nút “Chia sẻ”.
Bước 3: Sau khi nhấp vào nút Chia sẻ, một menu sẽ xuất hiện dưới nút đó. Trong menu này, bạn sẽ thấy một số lựa chọn để bạn có thể chọn tùy thuộc vào cách bạn muốn chia sẻ màn hình.
Nếu bạn chọn Màn hình, Teams sẽ chia sẻ toàn bộ màn hình của máy tính bạn. Ngược lại, nếu bạn chọn Cửa sổ, chỉ một cửa sổ cụ thể mà bạn đang sử dụng sẽ được hiển thị. Trước đây, Teams cũng cung cấp tùy chọn PowerPoint để hiển thị bản trình bày bạn đã tạo và tùy chọn Duyệt để mở các tệp đã lưu trên máy tính. Ngoài ra, bạn còn có nút Bao gồm âm thanh máy tính để bật hoặc tắt âm thanh cùng với màn hình hoặc cửa sổ bạn đang chia sẻ.
Bước 4: Ngay sau khi bạn nhấp vào nút Chia sẻ, màn hình của bạn sẽ bắt đầu hiển thị nội dung bạn đã chọn. Trên hầu hết các thiết bị, bạn sẽ nhận thấy một đường viền màu đỏ bao quanh nội dung đang được chia sẻ. Ở phía đầu màn hình, có một thanh hiển thị các tùy chọn khác nhau.
Nếu bạn muốn cho phép một thành viên khác trong cuộc họp điều khiển màn hình của bạn, chỉ cần nhấp vào tùy chọn “Cung cấp quyền kiểm soát”. Để chia sẻ âm thanh, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng màn hình máy tính, nằm ngay bên cạnh tùy chọn “Dừng trình bày”. Tùy chọn này giúp bạn dễ dàng ngừng chia sẻ màn hình ngay lập tức.
Bước 5: Nếu bất kỳ khi nào bạn không thấy thanh tùy chọn như đã mô tả ở bước trước, bạn vẫn có khả năng dừng việc chia sẻ màn hình của mình mọi lúc. Đơn giản chỉ cần nhấp vào nút “Dừng chia sẻ” (được biểu thị bằng một hình vuông có chữ X bên trong), nằm ở góc phải dưới cùng của màn hình máy tính, ngay dưới bộ đếm thời gian.
Lưu ý khi chia sẻ màn hình trên Teams
Như bạn đã thấy, việc chia sẻ màn hình trên Teams khá thuận tiện và không tốn nhiều thời gian để bắt đầu. Tuy nhiên, có một số điều quan trọng mà bạn nên nhớ khi chia sẻ màn hình của mình với người khác:
- Đảm bảo rằng bạn chỉ chia sẻ màn hình trên Teams với những người mà bạn muốn họ xem. Trong trường hợp chia sẻ màn hình trong cuộc họp nhóm, hãy đảm bảo chỉ chia sẻ những thông tin cần thiết và tránh chia sẻ thông tin nhạy cảm mà bạn không muốn người khác biết.
- Nếu bạn đang chia sẻ màn hình trong cuộc họp quan trọng hoặc có nội dung nhạy cảm, tắt thông báo từ các ứng dụng trên máy tính để tránh hiển thị thông báo trên màn hình chia sẻ của bạn.
- Nếu bạn muốn ngăn chặn người xem chỉnh sửa nội dung trong màn hình chia sẻ, hãy sử dụng tùy chọn “Cửa sổ” để chỉ chia sẻ một cửa sổ ứng dụng cụ thể mà bạn đang sử dụng.
- Đảm bảo rằng kết nối Internet của bạn ổn định và tốc độ mạng đủ nhanh để hỗ trợ việc chia sẻ màn hình và giảm độ trễ khi chia sẻ.
- Cuối cùng, nhớ chọn tùy chọn “Dừng chia sẻ” khi bạn muốn kết thúc việc chia sẻ màn hình. Tránh quên bước này để ngăn người khác tiếp tục xem màn hình sau khi cuộc họp kết thúc.
Với các bước thực hiện đơn giản và hiệu quả, việc chia sẻ màn hình trên Teams trở nên vô cùng thuận lợi. Không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn mang đến trải nghiệm giao tiếp mượt mà và linh hoạt trên nền tảng này. Hãy áp dụng ngay để trải nghiệm sự tiện lợi và tốc độ trong công việc hàng ngày.
